W każdym procesie rekrutacji i selekcji, bez względu na to, w jaki sposób pozyskujemy CV kandydatów, konieczne jest zbieranie ich danych osobowych. Zbierane są dane identyfikacyjne, dane kontaktowe oraz informacje o wykształceniu, doświadczeniu zawodowym, odbytych kursach i szkoleniach. Wszystkie te dane są objęte ochroną, tak więc jest potrzebna zgoda RODO na ich przetwarzanie.

Każdy potencjalny pracodawca powinien poinformować kandydatów o:

- pełnej nazwie firmy i adresie jej siedziby,

- celu przetwarzania danych,

- okresie, przez który dane będą przetwarzane,

- przysługujących prawach dostępu do danych,

- prawie do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych.

Kandydat powinien otrzymać takie informacje w formie pisemnej, a pracodawca powinien mieć możliwość udokumentowania faktu przekazania jej kandydatowi. Wystarczy mail będący „autoresponderem” na przesłaną przez kandydata wiadomość, zawierającą jego CV i wszelkie dane.

Może ona mieć treść jak poniżej:

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia UE 2016/679 z 27 kwietnia 2018 roku (zwanym dalej RODO) od dnia 25 maja 2018 roku informujemy, że:

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest ________ (pełna nazwa firmy)
z siedzibą w ____________ (miasto) przy ulicy__________, KRS ____________.

Dane kontaktowe_______________ (e-mail, telefon).

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne dla celów związanych z przeprowadzeniem procesu rekrutacji. Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych jest dokonywane (na podstawie art. 6 ust 1 pkt. a RODO, na podstawie zgody, w celu realizacji procesu rekrutacji.

Jeżeli wyrazi Pani/Pan na to dobrowolną zgodę zawartą w klauzuli w dokumentach aplikacyjnych, Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane także w celu prowadzenia przyszłych rekrutacji (podstawa prawna: 222 1 kodeksu pracy w zw. z art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia). 

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia ich przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo zgłoszenia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Zgodę można cofnąć w następujący sposób______________ (telefonicznie pod numerem___, osobiście w siedzibie firmy___, e-mailowo na adres__)

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne do wzięcia udziału w rekrutacji. Dane osobowe zbierane w celu realizacji procesu rekrutacji będą przetwarzane przez okres________  licząc od daty ich wpłynięcia. a dane przetwarzane w oparciu o zgodę na przyszłe rekrutacje przez okres______________.
W razie cofnięcia zgody na przyszłe rekrutacje dane te zostaną niezwłocznie usunięte.

Dane osobowe będą/nie będą przekazywane do państw trzecich.

Podane przez Panią/Pana dane osobowe będą/nie będą również udostępniane takim odbiorcom jak podmioty świadczące usługi hostingowe.

Informuję, iż Pani/Pana dane będą/nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany w tym również w formie profilowania (jeśli korzystamy z zewnętrznych systemów rekrutacyjnych – będą, jeśli nie korzystamy z takiego wsparcia – nie będą).

Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych.

W jakiej formie pracodawca powinien zbierać zgody od kandydatów? Powinno to być w formie pisemnej, aby został „ślad” przekazania takiej zgody przez kandydata. Zgodą może być, według regulacji RODO, kliknięcie przycisku „wyślij” lub „aplikuj”, jeśli kandydat został wcześniej poinformowany, co on dokładnie oznacza. Najlepiej jednak, aby kandydat wpisał zgodę RODO w swoim CV. Wystarczy tutaj użycie prostej klauzuli, o której dodanie do CV możemy poprosić kandydatów w treści ogłoszenia.

Przykład:

Na podstawie art. 7 ust 1 RODO oświadczam, że wyrażam zgodę na przetwarzanie przez administratora, którym jest _____ (nazwa firmy) w _____ (miasto) moich danych osobowych w celu przeprowadzenia procedury rekrutacji. Powyższa zgoda została wyrażona dobrowolnie zgodnie z art. 4 pkt 11 RODO.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych powinna być dobrowolna.